Logiciel de facturation conciergerie gratuit : que choisir ?

Un logiciel de facturation gratuit sait émettre une facture : numéro, mentions, PDF, suivi du paiement. Ce qu’il ne sait pas faire, c’est calculer ce qu’une conciergerie doit y écrire : la commission de chaque séjour, d’après ce qu’a payé le voyageur, ce qu’a retenu la plateforme et ce que prévoit le contrat. Le choix se fait donc moins sur l’outil qui édite la facture que sur celui qui prépare ses lignes.

Ce guide est publié par Léa, logiciel de conciergerie dont le premier bien est offert, préparation des factures de commission comprise. Il ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable sur vos obligations.

Ce qu’une conciergerie facture, et à qui

Quatre flux reviennent chaque mois, et ils n’ont pas la même logique.

• La commission, facturée au propriétaire : un pourcentage des revenus de son logement, calculé sur la base écrite au contrat.
• Le ménage : payé par le voyageur dans le prix du séjour, réalisé par un prestataire qui vous facture ou facture le propriétaire, selon votre organisation.
• Les dépenses avancées : consommables, petit matériel, linge, refacturés au propriétaire avec leur justificatif.
• Les travaux et interventions, sur devis accepté par le propriétaire.

S’y ajoute un document qui n’est pas une facture mais que le propriétaire attend tout autant : le relevé du mois, qui montre d’où vient chaque montant. Notre guide du relevé propriétaire lui est consacré.

Le vrai travail est avant la facture

Émettre une facture de commission prend deux minutes. La préparer en prend trente par logement, parce qu’il faut, pour chaque séjour du mois :

1. retrouver le prix payé par le voyageur ;
2. en retirer les frais de la plateforme, la taxe de séjour et, selon le contrat, le ménage ;
3. répartir un séjour à cheval sur deux mois ;
4. appliquer le taux du logement ;
5. vérifier que la période n’a pas déjà été facturée.

Un outil de facturation généraliste ne connaît aucune de ces données : il attend que vous lui donniez le total. Les erreurs naissent dans cette préparation, pas dans l’édition. Notre guide de la commission de conciergerie détaille les bases de calcul possibles et leur écart sur un même séjour.

Trois façons de facturer sans payer

Le modèle de facture

Un modèle dans un traitement de texte ou un tableur, dupliqué chaque mois.

Ce qui marche. Aucun outil à apprendre, et la mise en page est à vous.

Ce qui coince. La numérotation repose sur votre mémoire, alors qu’elle doit être continue et sans trou. Rien ne vous signale une facture impayée. Et le calcul des commissions se fait dans un autre fichier, à recopier.

Le logiciel de facturation gratuit généraliste

Plusieurs logiciels de facturation en ligne ont une formule gratuite pour les indépendants et les petites entreprises.

Ce qui marche. La numérotation est automatique, les mentions sont prévues, les clients sont enregistrés une fois, les factures partent en PDF et les impayés se voient.

Ce qui coince. L’outil ne sait rien de vos séjours : chaque ligne de commission reste à calculer ailleurs, puis à saisir. Avec dix logements, cela fait dix factures à préparer à la main chaque mois.

À vérifier dans la formule gratuite :

• le nombre de factures ou de clients par mois ;
• la présence de la marque de l’outil sur vos factures ;
• l’export de vos données, pour votre comptable et pour le jour où vous changez d’outil ;
• la prise en charge de la facturation électronique, dont le calendrier a commencé.

La facturation d’un logiciel de conciergerie

Ici, la facture n’est pas saisie : elle est déduite des réservations. C’est le seul des trois cas où le calcul est fait pour vous. Chez plusieurs éditeurs, cette fonction appartient à la formule la plus haute ou se paie en option par logement ; regardez où elle se trouve dans la grille avant de comparer les prix.

Ce que fait Léa, sur le premier bien offert

Dans Léa, la préparation de la facturation des propriétaires fait partie de l’application, donc du premier bien offert, sans carte bancaire ni limite de durée.

• Les montants arrivent avec la réservation : prix payé par le voyageur, frais de plateforme, taxe de séjour, ménage. Rien à ressaisir.
• La commission se calcule séjour par séjour : le taux du logement s’applique au prix payé par les voyageurs, moins les frais de plateforme, la taxe de séjour et le forfait ménage, au prorata des nuitées du mois.
• Un clic prépare les brouillons : le bouton « Générer les factures conciergerie du mois » sort un brouillon par logement, détaillé séjour par séjour, prêt à contrôler. La même période n’est jamais facturée deux fois.
• Les dépenses se justifient : rattachées au logement avec la facture du fournisseur, elles apparaissent dans l’espace du propriétaire et viennent en déduction de sa marge.
• Le bilan du mois part seul : le 1er de chaque mois, chaque propriétaire reçoit par e-mail les séjours, les revenus et la marge de ses logements, et peut télécharger un relevé CSV pour son comptable.

Trois précisions, pour que le mot « gratuit » reste exact, et le reste aussi. La fonction est récente : Léa prépare un brouillon, c’est vous qui le contrôlez avant de l’émettre, et nous vous conseillons de le relire ligne à ligne les premiers mois. La lecture des factures de fournisseurs par l’IA consomme des crédits prépayés, dès 5 € HT ; sans crédits, vous saisissez la dépense vous-même. Et les montants des séjours n’arrivent seuls que si vos réservations entrent dans Léa, par votre compte Beds24, dont l’abonnement se règle à part, ou par l’import d’un fichier.

Les mentions à vérifier, quel que soit l’outil

Une facture entre professionnels comporte des mentions obligatoires. Les principales : un numéro unique dans une suite chronologique continue, la date d’émission, l’identité complète de votre entreprise et celle du client, la date et la désignation précise de la prestation, le prix hors taxes, le taux et le montant de TVA ou la mention de franchise en base, la date d’échéance et les pénalités de retard.

Cette liste n’est pas exhaustive et dépend de votre statut : faites valider votre modèle une fois par votre expert-comptable, puis n’y touchez plus. Un bon outil, gratuit ou non, vous empêche de modifier ou de supprimer une facture émise : une erreur se corrige par un avoir.

Facturation électronique : la question à poser

La réforme de la facturation électronique change la nature de la facture : un PDF envoyé par e-mail ne sera plus une facture électronique au sens de la réforme. Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les microentreprises et PME devront en émettre au plus tard le 1er septembre 2027, par une plateforme agréée.

Demandez donc à tout outil gratuit comment il s’inscrit dans ce calendrier : est-il lui-même plateforme agréée, se connecte-t-il à l’une d’elles, ou faudra-t-il en changer ? Un logiciel de conciergerie reste la source des montants, mais ne remplace pas cette plateforme. Notre guide de la facturation électronique pour conciergerie fait le point sur les obligations et les cas particuliers.

Les trois méthodes comparées

Quelle méthode selon la taille du parc

• Un à deux logements : un logiciel de facturation gratuit et un tableau de calcul suffisent. Soignez la numérotation et la base de calcul.
• Trois à cinq logements : la préparation devient le poste le plus long de votre fin de mois. C’est le moment de faire calculer les commissions par l’outil qui connaît les séjours.
• Au-delà : la question n’est plus la facture, mais la confiance. Un propriétaire qui voit le détail de chaque séjour conteste moins, et paie plus vite.

Pour situer la facturation dans l’ensemble du budget, voyez notre guide du logiciel de conciergerie gratuit.

FAQ

Quel est le meilleur logiciel de facturation gratuit pour une conciergerie ?

Celui qui prépare le calcul à votre place. Un logiciel de facturation généraliste gratuit édite correctement la facture, mais vous laisse calculer chaque ligne. Un logiciel de conciergerie part des réservations : dans Léa, les brouillons de factures de commission se préparent en un clic, logement par logement, et cette fonction est comprise dans le premier bien offert. Elle est récente : relisez chaque brouillon.

Peut-on facturer ses propriétaires avec un simple modèle de facture ?

Oui, tant que la numérotation reste continue et que les mentions obligatoires y figurent. La limite est pratique : le calcul des commissions se fait à part, et rien ne signale une facture oubliée ou impayée. Au-delà de deux logements, le temps de préparation dépasse vite celui d’un outil dédié.

Comment calculer la commission à facturer au propriétaire ?

En appliquant le taux du contrat à la base qu’il prévoit, séjour par séjour : le plus souvent le prix payé par le voyageur, moins les frais de plateforme, la taxe de séjour et le ménage. Un séjour à cheval sur deux mois se répartit au prorata des nuitées. Écrivez la base dans le contrat et appliquez-la chaque mois de la même façon.

Léa est-il un logiciel de facturation électronique ?

Non. Léa prépare les brouillons de vos factures de commission à partir des séjours, et envoie chaque mois son bilan au propriétaire. Les échanges de factures électroniques prévus par la réforme passent par une plateforme agréée, que Léa ne remplace pas : il reste la source des montants de chaque séjour.

La préparation des factures de commission est-elle payante dans Léa ?

Non, elle fait partie de l’application : comprise dans le premier bien offert, puis dans les 9 € par bien actif et par mois, sans option ni commission. Seule la lecture des factures de fournisseurs par l’IA consomme des crédits prépayés.