Planning location saisonnière Excel : réservations, calendrier et ménages dans un seul fichier

Que doit contenir un planning de location saisonnière ?

Un planning de location saisonnière part d’une liste : une ligne par séjour, une colonne par information. Le logement, le voyageur, la plateforme, les dates d’arrivée et de départ, le nombre de voyageurs, le montant et le statut suffisent pour tout le reste. N’écrivez jamais deux informations dans la même cellule, et choisissez le logement et la plateforme dans une liste : « Booking », « booking.com » et « Booking.com » sont trois valeurs différentes pour un tableur.

De cette liste, le modèle tire trois vues. Le calendrier dit qui occupe quel logement, jour par jour. La liste des ménages dit qui passe où et quand. Le tableau de bord dit ce que le mois a donné. Vous ne saisissez qu’une fois, dans l’onglet « Réservations ».

Comment faire un calendrier de location saisonnière sur Excel ?

Dans une grille où chaque ligne est un logement et chaque colonne un jour, une case est occupée quand un séjour du logement a commencé ce jour-là ou avant, et se termine après. Le jour du départ n’est pas une nuit occupée : c’est le jour du ménage. La formule COUNTIFS fait ce test sur toutes les réservations à la fois, sans macro, et fonctionne aussi dans LibreOffice et Google Sheets.

Le modèle repère en plus les arrivées et les départs, et signale en orange les jours où un voyageur part et un autre arrive dans le même logement. Choisissez le mois et l’année : la grille se recalcule, les week-ends sont grisés, et le 31 reste vide les mois qui n’en ont pas. Une réservation annulée disparaît du calendrier sans être effacée.

Organiser le planning de ménage à partir des départs

Chaque départ est un ménage. Le modèle pose la date du ménage au jour du départ, reprend le prestataire et l’heure habituels du logement, que vous pouvez changer sur une ligne, et suit le statut du passage : à faire, fait, contrôlé ou problème.

Le point le plus important du planning est la fenêtre entre le départ et l’arrivée suivante. Quand un voyageur arrive le jour même d’un départ, le ménage doit tenir entre les deux heures : le classeur le signale sur la ligne, pour que vous préveniez le prestataire en priorité. Pour aller plus loin sur l’organisation, lisez notre guide du planning de ménage Airbnb gratuit.

• La liste des ménages d’une période, triée par date et par heure
• Un filtre par prestataire, pour envoyer à chacun ses passages
• L’adresse et la durée prévue du ménage, reprises de la fiche du logement
• Les remarques laissées sur la réservation : linge en plus, incident

Taux d’occupation et revenus du mois

Le taux d’occupation d’un logement est le nombre de nuits occupées du mois divisé par le nombre de jours du mois. Un séjour du 27 novembre au 1er décembre compte quatre nuits en novembre et aucune en décembre ; un séjour à cheval sur deux mois est réparti au prorata de ses nuits, revenus compris.

Le tableau de bord donne ces chiffres logement par logement, puis les revenus et les nuits par plateforme, le prix moyen par nuit et le nombre de ménages du mois. Lisez le taux d’occupation et le prix moyen ensemble : un logement très occupé à un prix trop bas rapporte parfois moins qu’un logement moins rempli.

Quand le tableur ne suffit plus

Un planning Excel enregistre ce que vous y saisissez. Il ne lit pas les réservations des plateformes, ne prévient pas le prestataire quand une réservation tombe pour le lendemain, et ne dit pas si le ménage a vraiment été fait. Avec un ou deux logements et une personne de confiance, cela suffit. Un deuxième prestataire, des arrivées le jour du départ chaque semaine ou un propriétaire qui demande des preuves sont en général les signes qu’il faut passer à un logiciel.

Dans Léa, les annonces Airbnb et Booking.com se relient depuis la fiche du logement, et réservations et calendrier arrivent en quelques minutes ; vos logements s’importent depuis un fichier Excel ou CSV. Voyez ce que fait le PMS de Léa et son planning de ménage.