État des lieux location saisonnière : le modèle Word d’entrée et de sortie, avec son inventaire Excel

L’état des lieux est-il obligatoire en location saisonnière ?

Pas au sens du Code du tourisme. Son article L324-2 impose que toute offre ou tout contrat de location saisonnière soit écrit et indique le prix demandé ainsi qu’un état descriptif des lieux. L’état descriptif présente le logement avant la réservation : situation, surface, pièces, équipements. Il ne constate pas son état le jour où le voyageur arrive.

L’état des lieux d’entrée et de sortie reste une preuve contradictoire, établie avec le voyageur, et vivement conseillée dès qu’un dépôt de garantie est demandé. Les règles générales du louage, dans le Code civil, présument qu’à défaut d’état des lieux le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire (article 1731). Avec un état signé à l’entrée, il le rend tel qu’il l’a reçu, sauf ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure (article 1730). En cas de désaccord, c’est cette pièce, avec des photos datées, qui sert de point de départ.

Que mettre dans un état des lieux de location de vacances ?

Un bon état des lieux se remplit vite et toujours de la même façon, d’un séjour à l’autre. Le modèle Word reprend, dans l’ordre :

• les parties : propriétaire, conciergerie qui intervient pour lui, voyageur principal, nombre de voyageurs, référence de la réservation ;
• le logement, et les dates et heures d’entrée et de sortie, prévues puis réelles ;
• les relevés de compteurs, utiles pour un long séjour ou une consommation anormale ;
• les clés, badges et télécommandes remis puis rendus, sans jamais noter le code d’accès ;
• un tableau par pièce, de l’entrée aux extérieurs, avec un code d’état simple (TB, B, U, A, HS) et le numéro de la photo de référence ;
• les remarques du voyageur après son arrivée, les constats au départ, les suites données et les signatures.

Inventaire de location meublée : ce qu’il doit contenir

L’état des lieux décrit l’état du logement ; l’inventaire liste ce qu’il contient, objet par objet, avec les quantités. Les deux se complètent : écrire « vaisselle » ne dit pas combien de verres étaient dans le placard, ni dans quel état.

Le classeur Excel est pré-rempli avec l’inventaire type d’un deux-pièces meublé : mobilier, électroménager, vaisselle et ustensiles, linge de lit et de toilette, matériel d’entretien. Chaque ligne porte une quantité, un état à l’entrée choisi dans une liste et une valeur de remplacement. Ces valeurs sont des exemples fictifs : remplacez-les par vos prix d’achat.

Au départ, vous saisissez la quantité retrouvée et l’état de chaque élément. Le classeur compte les manquants, distingue l’usure normale d’un objet abîmé et calcule le montant en cause, pièce par pièce. Ce montant n’est pas une somme due : c’est ce que vous pourrez réclamer, facture ou devis à l’appui, selon les conditions de la réservation et de la plateforme.

Arrivée autonome : faire un état des lieux sans croiser le voyageur

Avec une boîte à clés ou une serrure connectée, personne n’accueille le voyageur. L’état d’entrée se remplit alors juste après le ménage, photos à l’appui, et s’envoie au voyageur avec une demande simple : signaler toute anomalie dans les heures qui suivent son arrivée. Ce délai, écrit à l’avance, protège les deux parties : le voyageur peut signaler une tache déjà présente au lieu d’en être tenu pour responsable.

Au départ, le contrôle revient le plus souvent au prestataire de ménage. Gardez les mêmes angles de photo d’un séjour à l’autre et faites remonter les écarts le jour même : les plateformes laissent peu de temps pour déposer une réclamation. Avec le planning ménage de Léa, le prestataire valide chaque ménage pièce par pièce, photos à l’appui. Pour la tournée elle-même, la check-list ménage liste les points à contrôler pièce par pièce.

Dépôt de garantie : quand retenir une somme au départ ?

Une retenue se justifie par un écart constaté entre l’entrée et la sortie, et par un coût réel : facture, devis ou prix de remplacement. L’usure normale n’en fait pas partie : un plaid un peu passé ou un joint qui jaunit relève de la vétusté, pas d’une dégradation. Le classeur fait cette distinction : « Usage normal » ne déclenche aucun montant, « Abîmé » attend le coût de la remise en état.

Avant toute réclamation, rassemblez l’état des lieux signé, les photos d’entrée et de sortie, le constat du prestataire et le justificatif du coût. Pour une réservation Airbnb ou Booking.com, suivez la procédure de réclamation de la plateforme, avec ses propres délais, à vérifier dans votre espace hôte.