Changer de logiciel de conciergerie : la checklist de migration
Une méthode pour changer de PMS conciergerie : inventorier les données, tester un logement, vérifier les accès et contrôler la reprise des réservations.
Publié par l’équipe Léa, logiciel pour conciergeries de location courte durée.
Changer de logiciel de conciergerie demande surtout de préserver la continuité des séjours et de la relation propriétaire. Le bon point de départ est un inventaire de vos données et un test sur un logement. Cette checklist vous aide à préparer une migration, que vous quittiez un tableur, plusieurs outils séparés ou un PMS existant.
1. Définir ce que le prochain logiciel doit résoudre
Notez trois situations qui coûtent du temps à votre équipe : retrouver les photos d’un ménage, expliquer un relevé au propriétaire ou recopier les informations d’un prospect dans son contrat. Une démonstration doit montrer comment ces situations se traitent, avec vos contraintes.
Pour comparer les solutions, distinguez la distribution des annonces et calendriers, généralement assurée par un channel manager, du travail de la conciergerie : CRM propriétaire, documents, ménage, incidents et facturation. Vérifiez les connexions réellement disponibles, leur périmètre et leurs conditions auprès de chaque éditeur.
Le logiciel de conciergerie Léa réunit propriétaires, contrats, réservations, ménage, incidents et factures. Examinez chaque étape utile à votre équipe avant de décider de déplacer tout le parc.
2. Inventorier les données à reprendre
Créez une ligne par logement dans votre inventaire. Affectez à chaque élément une personne responsable et un statut : disponible, à vérifier ou manquant. Conservez une copie des exports d’origine, avec leur date, avant toute transformation.
| Données | Contrôle avant reprise | Contrôle après reprise |
|---|---|---|
| Logements | Identifiant stable, adresse, capacité et propriétaire associé | Ouvrir chaque fiche et vérifier son propriétaire |
| Propriétaires | Coordonnées à jour et liste des logements | Tester la séparation des accès entre propriétaires |
| Réservations à venir | Dates, statut, voyageurs et référence de la plateforme | Comparer le nombre de séjours et vérifier les modifications |
| Contrats et documents | Version signée, date et dossier concerné | Ouvrir les pièces depuis le bon logement |
| Ménages | Missions prévues, horaires, affectation et consignes | Faire ouvrir une mission à un membre de l’équipe |
| Factures et relevés | Références, périodes et pièces justificatives | Rapprocher une période complète avec les exports d’origine |
| Incidents ouverts | Statut, photos, responsable et prochaine action | Retrouver les incidents qui nécessitent encore une intervention |
Une fonction affichée sur une page commerciale ne prouve pas que l’historique de votre ancien outil peut être importé. Demandez quels fichiers sont acceptés, quelles données doivent être reprises manuellement et quelles pièces doivent rester archivées ailleurs.
3. Tester un logement représentatif
Choisissez un logement qui permet de parcourir un séjour complet, avec son propriétaire et une personne de ménage disponible pour le test. Évitez une arrivée imminente ou un dossier déjà en difficulté.
Suivez les actions dans l’ordre : préparer la fiche, vérifier une réservation, ouvrir les consignes, réaliser la mission de ménage, consulter les photos et retrouver les documents côté propriétaire. N’utilisez pas de données fictives pour déclencher des messages vers de vrais voyageurs.
- Le logement est associé au bon propriétaire.
- Les dates et le statut du séjour correspondent à la source.
- L’équipe retrouve les consignes sans demander un message supplémentaire.
- Les photos de ménage sont rattachées à la bonne mission.
- Un incident test est identifiable et peut être clôturé.
- Le propriétaire ne voit que les informations auxquelles il doit accéder.
- Les factures et les exports restent lisibles pour la personne qui tient les comptes.
Dans Léa, le premier bien offert permet de tester ce parcours avant d’ajouter les autres logements. Ce test ne remplace pas la vérification des possibilités de reprise depuis votre outil actuel.
4. Préparer les accès et les consignes de l’équipe
Une migration réussie se voit dans l’usage quotidien. Préparez une consigne courte pour chaque rôle : où retrouver les réservations, où déposer une photo, comment signaler un incident et à qui demander de l’aide.
Testez le portail propriétaire avec un accès de propriétaire. Vérifiez aussi la gestion du ménage depuis un téléphone : une personne sur place doit pouvoir lire les consignes et terminer sa mission dans les conditions réelles de travail.
Gardez une liste des accès attribués et des personnes qui les ont vérifiés. Ne partagez pas un compte administrateur entre tous les intervenants pour accélérer le démarrage.
5. Organiser la bascule sans doubles envois
Fixez une plage de bascule connue de l’équipe et désignez la source de référence pour chaque information. Si deux outils fonctionnent en parallèle, précisez lequel pilote les messages, les tâches et les mises à jour de calendrier. Deux automatisations actives sur le même événement peuvent produire des doublons.
Avant la bascule, exportez à nouveau les réservations à venir. Comparez-les avec le premier inventaire pour retrouver les nouvelles réservations, les annulations et les changements de dates. Après la bascule, contrôlez les prochaines arrivées et les prochains départs un par un.
Prévoyez une procédure de retour : accès conservé à l’ancien outil pendant la transition, exports disponibles et personne responsable de la décision. Ne supprimez pas l’historique avant d’avoir vérifié sa reprise et vos besoins de conservation.
6. Comparer le coût complet et le résultat du test
Le prix du logiciel se compare avec le périmètre dont vous avez besoin : nombre de logements facturés, accès utilisateurs, options, connexions et éventuels services tiers. Un tarif mensuel ne suffit pas à estimer le travail initial de reprise.
Pour Léa, le tarif affiché est de 9 € par bien actif et par mois après le premier bien offert. À titre d’exemple, 10 biens actifs correspondent à 9 biens facturés, soit 81 € par mois pour l’abonnement Léa. Le calculateur de tarif permet de faire le calcul pour votre parc.
À la fin du test, reprenez vos trois problèmes de départ. Votre équipe sait-elle retrouver les informations ? Les propriétaires comprennent-ils leur espace ? Les contrôles de réservation et de ménage sont-ils terminés ? Décidez du déploiement à partir de ces résultats observés, puis ajoutez les logements par groupes que votre équipe peut vérifier.