Changer de PMS de conciergerie sans casser l'exploitation

Changer de PMS peut faire peur. Une conciergerie ne peut pas se permettre de perdre des réservations, des photos, des livrets d'accueil ou des historiques de messages. Pourtant, rester sur un outil inadapté peut coûter encore plus cher à moyen terme.

La migration doit être préparée comme un projet opérationnel.

Lister les données critiques

Avant de migrer, identifiez ce qui doit absolument suivre :

• logements ;
• propriétaires ;
• agents ;
• équipes de ménage ;
• réservations passées et futures ;
• photos ;
• livrets d'accueil ;
• factures ;
• contrats ;
• modèles de messages ;
• paramètres de prix et de caution.

Tout n'a pas la même importance, mais rien ne doit être oublié par accident.

Nettoyer avant d'importer

Une migration est l'occasion de corriger les doublons, les logements inactifs, les propriétaires mal nommés, les photos obsolètes et les modèles de messages trop anciens.

Importer des données désordonnées dans un nouveau PMS ne résout pas le problème. Cela le déplace.

Tester avant de basculer

Il faut tester les parcours clés : création d'une réservation, message à un voyageur, ménage, facture, espace propriétaire, accès par serrure, réservation directe.

Le but est de repérer les blocages avant de mettre l'équipe en production.

Prévoir une période de double vérification

Pendant quelques jours, il peut être utile de comparer l'ancien système et le nouveau sur les réservations à venir, les arrivées du jour et les ménages.

Cette étape réduit le stress.

Se faire accompagner

Une petite conciergerie n'a pas toujours le temps de gérer seule une migration complète. C'est pourquoi l'accompagnement compte autant que le logiciel.

Avec Léa, l'objectif est de faciliter l'import des données importantes et de structurer rapidement les logements.