Tableau Excel de location saisonnière gratuit : le modèle
Tableau Excel de location saisonnière gratuit : les trois onglets à créer, les formules prêtes à copier, et le moment où le tableur ne suffit plus.
Publié par l’équipe Léa, logiciel pour conciergeries de location courte durée.
Sommaire 8 parties
Un tableau Excel ou Google Sheets suffit pour suivre un ou deux logements, à condition de le construire en trois onglets : les réservations, la synthèse du mois et le ménage. Ce guide donne les colonnes et les formules à copier, en français, puis dit honnêtement où le tableur s’arrête : il enregistre ce qui s’est passé, il ne fait rien arriver.
Ce guide est publié par Léa, logiciel de conciergerie dont le premier bien est offert. Nous commençons pourtant par le tableur, parce que c’est le bon outil pour démarrer et qu’un historique propre se reprend ensuite sans ressaisie.
Onglet 1 : les réservations
Une ligne par séjour, une colonne par information, les titres en ligne 1. Nommez cet onglet « Réservations » : les formules de la synthèse s’y réfèrent. Et n’écrivez jamais deux informations dans la même cellule : c’est ce qui rend le tableau calculable, et plus tard importable.
| Colonne | Contenu | Formule ou format |
|---|---|---|
| A | Référence | Le numéro de réservation de la plateforme |
| B | Prénom | Texte |
| C | Nom | Texte |
| D | Arrivée | Date |
| E | Départ | Date |
| F | Nuits | =E2-D2 |
| G | Plateforme | Liste : Airbnb, Booking.com, direct |
| H | Statut | Liste : confirmée, annulée |
| I | Montant brut | Ce que paie le voyageur, en euros |
| J | Commission plateforme | En euros |
| K | Frais de ménage | En euros |
| L | Taxe de séjour | En euros |
| M | Net | =I2-J2-K2-L2 |
Deux précautions évitent la plupart des erreurs. Formatez les colonnes D et E en dates, pas en texte, sinon aucune formule ne fonctionne. Et créez de vraies listes déroulantes pour la plateforme et le statut : « airbnb », « Airbnb » et « AirBnB » sont trois valeurs différentes pour un tableur.
Repérer une double réservation
Ajoutez une colonne N qui signale tout séjour chevauchant un autre :
=SOMMEPROD((D$2:D$500<E2)*(E$2:E$500>D2)*(H$2:H$500<>"annulée"))>1
La formule compte les séjours non annulés dont les dates croisent celles de la ligne ; elle affiche VRAI dès qu’il y en a un autre qu’elle-même. Avec plusieurs logements, tenez un onglet de réservations par logement, ou ajoutez une colonne « Logement » et une condition de plus.
Onglet 2 : la synthèse du mois
Une ligne par mois. En colonne A, saisissez le premier jour du mois (01/01/2026, 01/02/2026…). Les autres colonnes se calculent seules.
| Colonne | Indicateur | Formule |
|---|---|---|
| B | Nuits louées | La formule ci-dessous |
| C | Montant brut | La même, avec Réservations!I:I en première plage |
| D | Net | La même, avec Réservations!M:M en première plage |
| E | Taux d’occupation | =B2/JOUR(FIN.MOIS(A2;0)) |
| F | Prix moyen par nuit | =SI(B2=0;"";C2/B2) |
La formule de la colonne B additionne les nuits des séjours non annulés arrivés dans le mois :
=SOMME.SI.ENS(Réservations!F:F;Réservations!D:D;">="&A2;Réservations!D:D;"<"&MOIS.DECALER(A2;1);Réservations!H:H;"<>annulée")
Elle tient sur une seule ligne pour se coller telle quelle dans la cellule B2.
Une limite à connaître : ces formules rattachent chaque séjour au mois de son arrivée. Un séjour du 29 janvier au 3 février compte entièrement en janvier. Pour un suivi de gestion, c’est acceptable ; pour un relevé au centime, il faut répartir les nuits à la main, ou changer d’outil.
Le taux d’occupation et le prix moyen sont les deux chiffres à regarder ensemble : notre guide du RevPAR en location courte durée explique comment les lire.
Onglet 3 : le ménage
Une ligne par départ : date et heure de départ, date et heure de l’arrivée suivante, personne chargée du ménage, linge à prévoir, case « fait ». Partagé en lecture avec votre prestataire, cet onglet remplace les messages du dimanche soir. Notre guide du planning de ménage gratuit en donne le détail.
Ce que le tableur fait bien
- Il ne coûte rien et vous le connaissez déjà.
- Il vous oblige à comprendre vos chiffres : brut, commission, net, occupation. C’est une bonne école avant tout logiciel.
- Il garde un historique exportable, que vous pourrez reprendre ailleurs.
- Il se plie à votre façon de compter, sans réglage à chercher.
Pour un logement et une trentaine de séjours par an, ne cherchez pas plus loin.
Les cinq limites du tableur
- Tout se saisit à la main. Chaque réservation, chaque modification de dates, chaque annulation. Un oubli, et le planning ment.
- Il ne synchronise rien. La formule de la colonne N détecte une double réservation une fois saisie ; elle ne l’empêche pas. Seule une synchronisation des calendriers le fait.
- Rien ne part tout seul. Ni message d’arrivée, ni livret d’accueil, ni alerte au prestataire de ménage quand une réservation tombe pour demain.
- Le partage est fragile. Un propriétaire à qui vous ouvrez le fichier voit tout, ou rien ; un prestataire peut effacer une ligne sans le vouloir.
- Les preuves sont ailleurs. Photos de ménage, factures, échanges avec le voyageur : le tableur n’en garde aucune.
À partir de quand passer à un logiciel
Quatre signaux, qui arrivent en général entre le deuxième et le troisième logement :
- vous avez déjà oublié de saisir une réservation, ou saisi de mauvaises dates ;
- vous passez plus d’une heure par semaine à tenir le fichier ;
- un propriétaire vous demande un relevé, et vous le recomposez à la main chaque mois ;
- votre prestataire de ménage vous appelle pour savoir si le planning a changé.
À ce stade, le tableur ne vous fait plus gagner d’argent : il vous coûte du temps. Notre guide de 1 à 5 logements décrit ce passage.
Passer du tableau à un logiciel sans tout ressaisir
Les colonnes de l’onglet 1 ne sont pas choisies au hasard : référence, prénom, nom, arrivée, départ, plateforme, statut, montant brut, commission plateforme, frais de ménage, taxe de séjour et net reprennent celles du modèle d’import de Léa.
Concrètement, dans Léa, vous ouvrez le logement et vous déposez votre fichier tel quel : Excel (.xlsx), LibreOffice (.ods) ou CSV, jusqu’à 2 000 réservations par fichier. Léa reconnaît les colonnes, contrôle le fichier et vous montre ce qui sera ajouté avant d’enregistrer. Seules l’arrivée, le départ et le montant sont indispensables ; une réservation déjà présente est reconnue et n’est jamais ajoutée deux fois. Les séjours passés alimentent les chiffres du logement. Les séjours à venir rejoignent le calendrier et suivent les automatismes du logement, sans qu’aucune confirmation de réservation ne soit renvoyée aux voyageurs.
Le premier bien est offert, sans carte bancaire ni limite de durée : vous pouvez importer votre tableau sur un logement et comparer, sans abandonner le fichier le temps de vous faire un avis. À noter : pour recevoir les réservations d’Airbnb et de Booking.com, Léa se branche sur un compte Beds24, dont l’abonnement se règle à part. Notre guide du PMS gratuit en location saisonnière détaille ce qui est gratuit et ce qui ne l’est pas, et la checklist pour changer de logiciel couvre le reste de la reprise.
FAQ
Où trouver un tableau Excel gratuit pour gérer une location saisonnière ?
Vous pouvez le construire en une demi-heure avec les colonnes et les formules de ce guide : un onglet de réservations, une synthèse mensuelle et un onglet de ménage. Un modèle fait par vous a un avantage sur un modèle téléchargé : vous savez ce que calcule chaque cellule, et vous saurez le corriger.
Comment calculer un taux d’occupation dans Excel ?
Divisez les nuits louées du mois par le nombre de jours du mois. Avec le premier jour du mois en A2 et les nuits louées en B2, la formule est =B2/JOUR(FIN.MOIS(A2;0)), à afficher en pourcentage. Retirez du dénominateur les nuits que vous avez bloquées pour vous si vous voulez mesurer l’occupation des nuits réellement mises en vente.
Google Sheets ou Excel pour suivre ses réservations ?
Les deux conviennent, et les formules de ce guide fonctionnent dans les deux en français. Google Sheets se partage plus simplement avec un prestataire de ménage ou un associé ; Excel est plus à l’aise sur de gros historiques. Dans les deux cas, donnez un accès en lecture seule à ceux qui n’ont pas à modifier le fichier.
Un tableau Excel peut-il éviter les doubles réservations ?
Non, il peut seulement les signaler après coup, avec une formule qui repère deux séjours aux dates qui se croisent. Pour les empêcher, il faut que les plateformes ferment elles-mêmes les dates vendues : c’est le rôle de l’iCal, ou d’un channel manager connecté en API.
Peut-on importer son tableau Excel dans un logiciel ?
Oui, s’il est tenu proprement : une ligne par séjour, des dates au format date, une colonne par montant. Léa importe les réservations d’un logement à partir d’un fichier Excel, LibreOffice ou CSV, reconnaît les colonnes et montre ce qui sera ajouté avant de l’enregistrer. Seules l’arrivée, le départ et le montant sont indispensables.