Facturation conciergerie : pourquoi la relier au PMS
Une conciergerie ne peut pas gérer sa facturation à part. Le PMS doit générer les factures propriétaires, intégrer les dépenses et préparer la conformité.
Publié par l’équipe de Léa, logiciel pour conciergeries de location courte durée.
Sommaire 5 parties
La facturation est souvent le point faible des petites conciergeries. Les réservations sont dans un channel manager, les factures de ménage arrivent par email, les commissions sont calculées dans un tableur, les propriétaires demandent le détail, et la comptabilité arrive après coup.
Ce fonctionnement tient quelques logements. Il devient fragile dès que le volume augmente.
Une facture au propriétaire doit partir des réservations
Pour une conciergerie, la facture mensuelle ne doit pas être saisie à la main. Elle doit partir des réservations du mois, en tenant compte du chiffre d'affaires, des commissions des plateformes, des taxes, des frais de ménage et de l'offre du logement.
Si une réservation chevauche deux mois, le calcul doit être proratisé. Sinon, le propriétaire ne comprend pas le montant et l'agent perd du temps à justifier.
Les dépenses doivent être rattachées au logement
Les frais de ménage ne sont pas les seules dépenses. Une conciergerie peut devoir enregistrer une facture d'internet, d'électricité, de petit équipement, de réparation, de linge, de consommables ou d'intervention technique.
Chaque dépense doit être liée au logement concerné. C'est indispensable pour calculer une marge nette fiable, surtout en sous-location.
Qonto, Stripe et conformité
Stripe est pertinent pour encaisser : caution, paiement direct du voyageur, facture au propriétaire. Qonto est pertinent pour la partie compte pro, justificatifs, rapprochement et préparation comptable.
Avec l'arrivée progressive de la facturation électronique, une conciergerie doit anticiper : générer une facture propre dans le PMS ne suffit pas si elle doit ensuite être transmise via un outil compatible.
Les plateformes doivent alimenter le calcul
Une facture de conciergerie sérieuse ne part pas d'un montant saisi au hasard. Elle doit reprendre les réservations Airbnb, Booking.com, Vrbo et directes, les commissions de chaque canal, les frais de ménage, la taxe de séjour, les dépenses rattachées au logement et l'offre commerciale appliquée au propriétaire.
Le channel manager sert de socle de synchronisation pour éviter de recopier les réservations. PriceLabs aide à expliquer la stratégie tarifaire et l'évolution du chiffre d'affaires. Stripe relie la facture au paiement. Qonto prépare la partie comptable et bancaire.
Ce que Léa vise
L'objectif de Léa est de relier la facturation au réel opérationnel : réservations, logements, offres à 15 % ou 24 %, dépenses, factures validées, paiement en ligne et visibilité pour le propriétaire.
Le propriétaire ne doit pas seulement recevoir un PDF. Il doit comprendre la performance de son logement et les coûts associés.
Pour situer les outils qui facturent sans abonnement, le guide du logiciel de facturation gratuit pour conciergerie compare trois façons de faire.