Serrures connectées et codes : ce qu'un PMS doit gérer
Code par réservation, accès du ménage, code d'urgence et historique : ce qu'un PMS de conciergerie doit gérer quand il pilote une serrure connectée.
Publié par l’équipe de Léa, logiciel pour conciergeries de location courte durée.
Sommaire 5 parties
La serrure connectée est devenue un élément central de la location courte durée. Elle simplifie les arrivées, limite les remises de clés et réduit les urgences. Mais si elle n'est pas reliée au PMS, elle ajoute parfois un outil de plus à surveiller.
Une conciergerie doit gérer les accès depuis le même système que les réservations.
Un code par réservation
Le principe est simple : chaque voyageur reçoit un code unique, actif uniquement pendant son séjour. Ce code doit expirer automatiquement à la fin du passage.
Cette règle réduit les risques de réutilisation, sécurise le logement et évite de changer manuellement les accès.
Un code pour le personnel de ménage
Le personnel de ménage ne doit pas utiliser le même code que les voyageurs. Il doit disposer d'un code propre à son intervention, actif sur la bonne plage horaire.
Cela permet de savoir qui est entré, quand, et pour quelle mission.
Un code d'urgence généré par l'agent
Même avec une bonne automatisation, il faut prévoir les cas exceptionnels : voyageur bloqué, code non reçu, serrure à resynchroniser, prolongation de séjour.
Le PMS doit permettre à l'agent de générer un code lié à une réservation et de le pousser directement vers la serrure si nécessaire.
L'accès doit rester dans l'historique
Les accès font partie de la vie du logement. Ils doivent être visibles dans le fil d'activité : code généré, code envoyé, code expiré, passage du ménage, ouverture d'urgence.
Cette traçabilité est utile en cas de litige ou de question d'un propriétaire.
La serrure n'est pas un outil isolé
Un PMS comme Léa ne doit pas seulement afficher une configuration technique. Il doit expliquer ce qui est utile pour l'agent : le logement est-il connecté ? les codes sont-ils générés ? quelles réservations à venir ont un accès prêt ?
Pour les conciergeries qui veulent professionnaliser leurs check-ins, l'intégration des serrures connectées est une brique essentielle.