Fiche police location saisonnière : obligation, modèle 2026

Chaque matin, un gestionnaire de location courte durée découvre qu'un contrôle de gendarmerie a eu lieu chez un confrère et se demande s'il est, lui, vraiment en règle. La fiche de police en location saisonnière est l'une des trois obligations administratives qui expose le plus les exploitants — et l'une des moins bien comprises. Voici ce qu'elle couvre en 2026, comment la collecter sans friction pour le voyageur et comment l'archiver dans le respect du RGPD.

La fiche de police en location saisonnière : la définition en 2026

La fiche de police en location saisonnière est un formulaire obligatoire, prévu par l'article R.611-42 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA), que tout exploitant de meublé de tourisme, chambre d'hôtes ou hôtel doit faire compléter et signer par chaque voyageur étranger majeur dès son arrivée dans le logement. Elle sert exclusivement à la traçabilité par les services de police et de gendarmerie sur réquisition.

Qui doit remplir une fiche individuelle de police ?

Réponse directe : tout voyageur étranger majeur — y compris ressortissant de l'Union européenne selon la lecture stricte du texte — séjournant dans un hébergement touristique loué à la nuitée ou à la semaine doit renseigner et signer une fiche. Les mineurs qui l'accompagnent y figurent sans signer eux-mêmes. Les voyageurs de nationalité française ne sont pas concernés par cette obligation spécifique.

Trois cas concrets rencontrés en gestion :

• Un couple néerlandais : deux fiches (une par majeur), ou une seule si l'un signe pour les deux mentionnés.
• Une famille française avec un ami étranger : une seule fiche pour l'ami majeur.
• Un groupe d'amis américains de six personnes : six fiches distinctes.

L'exigence pèse sur l'exploitant (propriétaire ou conciergerie mandataire), pas sur le voyageur. Un refus de compléter la fiche justifie de bloquer la remise du code d'accès, à condition que la clause figure dans vos conditions générales de vente.

Quelles informations doit contenir la fiche de police en location saisonnière ?

Réponse directe : la fiche de police en location saisonnière collecte huit champs obligatoires prévus par le CESEDA, sur papier ou en version dématérialisée depuis le décret n° 2015-1002 du 18 août 2015.

Les mineurs accompagnants figurent en annexe de la fiche du majeur responsable, avec nom, prénom, date et lieu de naissance. La fiche peut être bilingue français/anglais ; c'est même recommandé pour les voyageurs non francophones. Une fiche complète et lisible protège l'exploitant en cas de contrôle. Une vérification de l'identité du voyageur menée en parallèle sécurise l'ensemble du parcours.

Comment collecter la fiche de police en self check-in ?

Réponse directe : intégrez la fiche à votre parcours d'arrivée numérique. Le voyageur remplit un formulaire en ligne (site direct, PMS, application pour l'invité) avant la remise du code de la serrure connectée. Zéro papier, zéro friction, zéro fiche oubliée.

Trois configurations qui fonctionnent en 2026 :

1. Pré-check-in intégré au PMS : le lien est envoyé à J-3 avec le rappel de la taxe de séjour et le règlement intérieur, dans la langue du voyageur.
2. Formulaire dédié sur le site direct : idéal pour les propriétaires sans PMS complet, avec export CSV horodaté pour la conservation.
3. Airbnb ou Booking.com natifs : la vérification d'identité de la plateforme ne remplace jamais la fiche de police — l'exploitant reste tenu de la collecter.

Le bon indicateur : votre taux de fiches signées avant l'arrivée. En dessous de 90 %, votre séquence de messages doit être retravaillée (relance à J-1, à H-4, blocage du code).

Combien de temps conserver la fiche de police et que dit le RGPD ?

Réponse directe : conservez la fiche de police en location saisonnière six mois après la date de départ, exclusivement pour la mettre à disposition des services de police ou de gendarmerie sur réquisition. Passé ce délai, détruisez-la ou anonymisez-la.

Points du RGPD non négociables :

• Base légale : obligation légale (article 6.1.c du RGPD).
• Finalité : contrôle des services de l'État, uniquement.
• Interdictions : aucun usage marketing, aucune transmission aux plateformes, aucune revente.
• Registre des traitements : la fiche doit y figurer côté conciergerie.
• Sécurisation : chiffrement des fichiers, accès restreint aux personnes habilitées.

Un PMS conforme purge automatiquement la fiche à J+180, avec un journal d'événements horodaté. À vérifier lors du choix ou du renouvellement de votre outil.

Sanctions et contrôles : que risquez-vous ?

Réponse directe : l'absence, l'incomplétude ou la non-présentation de la fiche de police expose l'hébergeur à une contravention de 3ᵉ classe, portée à la 5ᵉ classe (jusqu'à 1 500 € par manquement, doublée en cas de récidive) en cas de refus de communication aux forces de l'ordre.

Deux scénarios fréquemment relevés en contrôle :

• Meublé de tourisme classé, aucune fiche archivée sur les six derniers mois : contravention doublée et signalement à la mairie.
• Fiche partiellement remplie (email et téléphone systématiquement absents) : rappel à la loi assorti d'un contrôle sous 30 jours.

Ces contrôles se multiplient dans les zones tendues et les stations balnéaires — la veille réglementaire en location saisonnière devient un vrai levier de sérénité opérationnelle.

Fiche de police, numéro d'enregistrement, registre : trois obligations distinctes

Réponse directe : ne confondez pas les trois documents administratifs imposés au meublé de tourisme. Chacun cible une finalité, une autorité et une durée de conservation différentes.

Cet empilement est la raison pour laquelle beaucoup de conciergeries professionnelles confient la conformité à leur PMS plutôt qu'à un tableur : le risque humain d'oubli devient trop coûteux au-delà de cinq logements sous gestion.

Checklist : intégrer la fiche de police à votre processus en 5 étapes

• Créer un formulaire dématérialisé bilingue (site direct, PMS ou application pour l'invité).
• Insérer la demande dans la séquence de pré-arrivée à J-3, avec une relance à H-4.
• Bloquer techniquement la remise du code de la serrure tant que la fiche n'est pas signée.
• Stocker chaque fiche dans un dossier client horodaté et chiffré, accès restreint.
• Programmer une purge automatique à J+180 avec un journal d'événements consultable.

Un registre de conformité multicanal bien tenu, adossé à ces cinq étapes, vous fait gagner du temps si un contrôle tombe sans préavis.

À retenir

• Obligation : une fiche pour chaque voyageur étranger majeur, dès la première nuit.
• Format : papier ou dématérialisé, huit champs prescrits, bilingue recommandé.
• Conservation : six mois, RGPD strict, purge automatique documentée.
• Sanctions : jusqu'à 1 500 € par manquement, doublées en récidive.
• Outil : un PMS qui automatise la collecte, le blocage d'accès et la purge.

FAQ sur la fiche de police en location saisonnière

La fiche de police est-elle obligatoire pour les voyageurs européens ?

Oui. Le CESEDA vise « les étrangers », c'est-à-dire toute personne n'ayant pas la nationalité française. Les ressortissants de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et de la Suisse sont donc juridiquement concernés, même si les contrôles restent moins fréquents pour eux.

Puis-je remplacer la fiche de police par la vérification d'identité d'Airbnb ?

Non. La vérification d'identité proposée par Airbnb ou Booking.com sécurise la plateforme mais ne satisfait pas l'obligation prévue à l'article R.611-42 du CESEDA. Vous devez collecter les huit champs prescrits et conserver le document en tant qu'exploitant, indépendamment du canal de réservation.

Un enfant mineur doit-il signer sa propre fiche de police ?

Non. Les mineurs voyageant avec un adulte figurent sur la fiche du majeur responsable (nom, prénom, date et lieu de naissance). Un mineur non accompagné, cas très rare en location courte durée, relève d'un traitement spécifique : refusez la réservation si vous n'êtes pas outillé pour ce cas.

Puis-je transmettre la fiche de police à la mairie ou à l'office de tourisme ?

Non. La fiche est réservée aux autorités de police et de gendarmerie sur réquisition écrite. La mairie utilise d'autres canaux (registre des nuitées, taxe de séjour, contrôle du numéro d'enregistrement). Toute transmission hors procédure serait un manquement au RGPD sanctionnable.

La fiche de police est-elle exigée pour un séjour d'une seule nuit ?

Oui. Le texte ne fixe aucune durée minimale : dès la première nuitée dans un meublé de tourisme, chambre d'hôtes ou hôtel, la fiche est due pour chaque voyageur étranger majeur, y compris pour les micro-séjours d'affaires ou les escales.

Comment gérer les groupes qui arrivent à des heures différentes ?

Envoyez le lien du formulaire à chaque voyageur majeur nommément, pas seulement au réservataire. La plupart des PMS professionnels génèrent un lien individuel par voyageur, ce qui évite les fiches à moitié remplies et les allers-retours au moment du check-in.

Automatiser la conformité avec un PMS

Une fiche de police oubliée coûte plus cher qu'une nuitée. Sur 200 séjours annuels avec 60 % de voyageurs étrangers, ce sont 120 fiches à collecter, sécuriser puis détruire chaque année — à multiplier par le nombre de logements sous gestion. Le manuel ne tient pas la charge au-delà de trois ou quatre biens.

Léa, le PMS intelligent pour la location saisonnière, intègre la fiche de police à sa séquence de pré-arrivée : formulaire multilingue, blocage automatique du code d'accès tant que la fiche n'est pas signée, stockage chiffré et purge à J+180 avec journal d'événements. Vous restez conforme sans y penser, et vous concentrez votre matinée sur ce qui fait vraiment la marge : le prix, l'accueil et les avis.