Fiche police location saisonnière : obligation et modèle 2026

Fiche police location saisonnière : la définition en 2026

La fiche police location saisonnière est un formulaire obligatoire, prévu par l'article R.61142 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA), que tout exploitant de meublé de tourisme, chambre d'hôtes ou hôtel doit faire compléter et signer par chaque voyageur étranger majeur dès son arrivée dans le logement. Elle sert exclusivement à la traçabilité par les services de police et de gendarmerie sur réquisition.

Qui doit remplir une fiche individuelle de police ?

Réponse directe : tout voyageur étranger majeur — y compris ressortissant de l'Union européenne selon la lecture stricte du texte — séjournant dans un hébergement touristique loué à la nuitée ou à la semaine doit renseigner et signer une fiche. Les mineurs qui l'accompagnent y figurent sans signer euxmêmes. Les voyageurs de nationalité française ne sont pas concernés par cette obligation spécifique. Trois cas concrets rencontrés en gestion : L'exigence pèse sur l'exploitant (propriétaire ou conciergerie mandataire), pas sur le voyageur. Un refus de compléter la fiche justifie de bloquer la remise du code d'accès, à condition que la clause figure dans vos conditions générales de vente.

• Un couple néerlandais : deux fiches (une par majeur), ou une seule si l'un signe pour les deux mentionnés.
• Une famille française avec un ami étranger : une seule fiche pour l'ami majeur.
• Un groupe d'amis américains de six personnes : six fiches distinctes.

Quelles informations doit contenir la fiche police en location saisonnière ?

Réponse directe : la fiche police location saisonnière collecte huit champs obligatoires prévus par le CESEDA, sur papier ou en version dématérialisée depuis le décret n° 20151002 du 18 août 2015. | Champ | Détail attendu | ||| | Nom | Nom de famille et nom d'usage | | Prénoms | Tous les prénoms | | Date de naissance | Format JJ/MM/AAAA | | Lieu de naissance | Ville et pays | | Nationalité | Pays d'origine | | Domicile habituel | Adresse complète hors France | | Coordonnées | Numéro de mobile et adresse électronique | | Dates de séjour | Arrivée et départ prévus | Les mineurs accompagnants figurent en annexe de la fiche du majeur responsable, avec nom, prénom, date et lieu de naissance. La fiche peut être bilingue français/anglais ; c'est même recommandé pour les voyageurs non francophones. Une fiche complète et lisible protège l'exploitant en cas de contrôle. Une vérification d'identité voyageur menée en parallèle sécurise l'ensemble du parcours.

Comment collecter la fiche police en self checkin ?

Réponse directe : intégrez la fiche à votre parcours d'arrivée numérique. Le voyageur remplit un formulaire en ligne (site direct, PMS, application invité) avant remise du code de la serrure connectée. Zéro papier, zéro friction, zéro fiche oubliée. Trois configurations qui fonctionnent en 2026 : 1. Précheckin intégré au PMS : le lien est envoyé à J3 avec le rappel de la taxe de séjour et le règlement intérieur, dans la langue du voyageur. 2. Formulaire dédié sur le site direct : idéal pour les propriétaires sans PMS complet, avec export CSV horodaté pour la conservation. 3. Airbnb ou Booking.com natifs : la vérification d'identité de la plateforme ne remplace jamais la fiche police — l'exploitant reste tenu de la collecter. Le bon indicateur : votre taux de fiches signées avant l'arrivée. En dessous de 90 %, votre séquence de messages doit être retravaillée (relance à J1, à H4, blocage du code).

Combien de temps conserver la fiche police et que dit le RGPD ?

Réponse directe : conservez la fiche police location saisonnière six mois après la date de départ, exclusivement pour la mettre à disposition des services de police ou de gendarmerie sur réquisition. Passé ce délai, détruisezla ou anonymisezla. Points RGPD non négociables : Un PMS conforme purge automatiquement la fiche à J+180, avec journal d'événements horodaté. À vérifier lors du choix ou du renouvellement de votre outil.

• Base légale : obligation légale (article 6.1.c du RGPD).
• Finalité : contrôle des services de l'État, uniquement.
• Interdictions : aucun usage marketing, aucun partage aux plateformes, aucune revente.
• Registre des traitements : la fiche doit y figurer côté conciergerie.
• Sécurisation : chiffrement des fichiers, accès restreint aux personnes habilitées.

Sanctions et contrôles : que risquezvous ?

Réponse directe : l'absence, l'incomplétude ou la nonprésentation de la fiche police expose l'hébergeur à une contravention de 3ᵉ classe, portée à la 5ᵉ classe (jusqu'à 1 500 € par manquement, doublée en cas de récidive) en cas de refus de communication aux forces de l'ordre. Deux scénarios fréquemment relevés en contrôle : Ces contrôles se multiplient dans les zones tendues et les stations balnéaires — la veille réglementaire location saisonnière devient un vrai levier de sérénité opérationnelle.

• Meublé de tourisme classé, aucune fiche archivée sur les six derniers mois : contravention doublée et signalement à la mairie.
• Fiche partiellement remplie (email et téléphone systématiquement absents) : rappel à la loi assorti d'un contrôle sous 30 jours.

Fiche police, numéro d'enregistrement, registre : trois obligations distinctes

Réponse directe : ne confondez pas les trois documents administratifs imposés au meublé de tourisme. Chacun cible une finalité, une autorité et une durée de conservation différentes. | Document | Finalité | Autorité de contrôle | Conservation | ||||| | Fiche individuelle de police | Traçabilité des voyageurs étrangers | Police / gendarmerie | 6 mois | | Numéro d'enregistrement mairie | Identification du logement | Commune | Permanent (tant qu'exploité) | | Registre de conformité multicanal | Suivi des nuitées, du prix et des taxes | Commune / DGCCRF | 5 ans | Cet empilement est la raison pour laquelle beaucoup de conciergeries professionnelles confient la conformité à leur PMS plutôt qu'à un tableur : le risque humain d'oubli devient trop coûteux audelà de cinq logements sous gestion.

Checklist : intégrer la fiche police à votre processus en 5 étapes

Un registre de conformité multicanal bien tenu, adossé à ces cinq étapes, vous fait gagner du temps si un contrôle tombe sans préavis.

• [ ] Créer un formulaire dématérialisé bilingue (site direct, PMS ou application invité).
• [ ] Insérer la demande dans la séquence de préarrivée à J3, avec relance à H4.
• [ ] Bloquer techniquement la remise du code de la serrure tant que la fiche n'est pas signée.
• [ ] Stocker chaque fiche dans un dossier client horodaté et chiffré, accès restreint.
• [ ] Programmer une purge automatique à J+180 avec journal d'événements consultable.

À retenir

Obligation : une fiche pour chaque voyageur étranger majeur, dès la première nuit. Format : papier ou dématérialisé, huit champs prescrits, bilingue recommandé. Conservation : six mois, RGPD strict, purge automatique documentée. Sanctions : jusqu'à 1 500 € par manquement, doublées en récidive. Outil : un PMS qui automatise la collecte, le blocage d'accès et la purge.

• Obligation : une fiche pour chaque voyageur étranger majeur, dès la première nuit.
• Format : papier ou dématérialisé, huit champs prescrits, bilingue recommandé.
• Conservation : six mois, RGPD strict, purge automatique documentée.
• Sanctions : jusqu'à 1 500 € par manquement, doublées en récidive.
• Outil : un PMS qui automatise la collecte, le blocage d'accès et la purge.

FAQ fiche police location saisonnière

La fiche police estelle obligatoire pour les voyageurs européens ? Oui. Le CESEDA vise « les étrangers », c'estàdire toute personne n'ayant pas la nationalité française. Les ressortissants de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et de la Suisse sont donc juridiquement concernés, même si les contrôles restent moins fréquents pour eux. Puisje remplacer la fiche police par la vérification d'identité Airbnb ? Non. La vérification d'identité proposée par Airbnb ou Booking.com sécurise la plateforme mais ne satisfait pas l'obligation prévue à l'article R.61142 du CESEDA. Vous devez collecter les huit champs prescrits et conserver le document en tant qu'exploitant, indépendamment du canal de réservation. Un enfant mineur doitil signer sa propre fiche police ? Non. Les mineurs voyageant avec un adulte figurent sur la fiche du majeur responsable (nom, prénom, date et lieu de naissance). Un mineur non accompagné, cas très rare en location courte durée, relève d'un traitement spécifique : refusez la réservation si vous n'êtes pas outillé pour ce cas. Puisje transmettre la fiche police à la mairie ou à l'office de tourisme ? Non. La fiche est réservée aux autorités de police et de gendarmerie sur réquisition écrite. La mairie utilise d'autres canaux (registre des nuitées, taxe de séjour, contrôle du numéro d'enregistrement). Toute transmission hors procédure serait un manquement RGPD sanctionnable. La fiche police estelle exigée pour un séjour d'une seule nuit ? Oui. Le texte ne fixe aucune durée minimale : dès la première nuitée dans un meublé de tourisme, chambre d'hôtes ou hôtel, la fiche est due pour chaque voyageur étranger majeur, y compris pour les microséjours d'affaires ou les escales. Comment gérer les groupes qui arrivent à des heures différentes ? Envoyez le lien du formulaire à chaque voyageur majeur nommément, pas seulement au réservataire. La plupart des PMS professionnels génèrent un lien individuel par voyageur, ce qui évite les fiches à moitié remplies et les allersretours au moment du checkin.

Automatiser la conformité avec un PMS

Une fiche police oubliée coûte plus cher qu'une nuitée. Sur 200 séjours annuels avec 60 % de voyageurs étrangers, ce sont 120 fiches à collecter, sécuriser puis détruire chaque année — à multiplier par le nombre de logements sous gestion. Le manuel ne tient pas la charge audelà de trois ou quatre biens. LEA, le PMS intelligent pour la location saisonnière, intègre la fiche police à sa séquence de préarrivée : formulaire multilingue, blocage automatique du code d'accès tant que la fiche n'est pas signée, stockage chiffré et purge à J+180 avec journal d'événements. Vous restez conforme sans y penser, et vous concentrez votre matinée sur ce qui fait vraiment la marge : le prix, l'accueil et les avis.